Como proteger informações sensíveis no mercado imobiliário brasileiro, com orientações práticas sobre LGPD, responsabilidade e governança de dados.
Paula Letícia Bronemann Miner é advogada do escritório Ciscato Advogados Associados. (Ajustada por IA)
Proteção de dados no setor imobiliário exige rotina jurídica e controle operacional. A prática envolve o recebimento, a análise, o armazenamento e o compartilhamento de informações sensíveis ao longo de todas as fases da atividade, desde o primeiro atendimento até a assinatura do contrato.
Dados como documentos de identificação, comprovantes de renda, dados cadastrais, informações patrimoniais, histórico de crédito e registros financeiros são tratados pela turma de corretores, administradores, construtoras, incorporadoras, bancos, cartórios, correspondentes e plataformas digitais. Sem medidas adequadas de proteção, o fluxo de informações abre brechas para clientes, empresas e parceiros.
A magnitude do desafio acompanha o tamanho do mercado: mais de 630 mil corretores imobiliários e 70 mil imobiliárias no Brasil. Esse volume demanda procedimentos internos, contratos adequados, treinamento das equipes e definição clara de responsabilidades para cada participante da cadeia.
A aplicação da LGPD exige tratamento com finalidade definida, base legal adequada, medidas de segurança e observância aos princípios de necessidade, transparência e responsabilização. No setor, isso decorre da natureza da atividade, que envolve dados sensíveis sobre vida civil, patrimônio e economia dos titulares.
Durante a prospecção, análise cadastral, negociação, contratação, financiamento e gestão de empreendimento ou locação, imobiliárias e corretores realizam tratamento de dados em alta escala. Em muitos casos, também podem acessar informações com proteção reforçada, como dados biométricos ou registros relacionados a processos judiciais.
Entre os equívocos mais comuns está a coleta excessiva já no primeiro contato com o interessado, quando a negociação ainda não justificaria o envio de documentos completos. A solicitação de dados deve ter relação direta com a etapa da operação, demonstrando finalidade legítima para cada documento exigido.
Outra preocupação envolve a falta de transparência sobre o uso das informações: titulares devem entender quais dados são tratados, com qual finalidade, por quanto tempo serão mantidos e com quem poderão ser compartilhados. A clareza evita bancos de informações sem critério e facilita relações comerciais previsíveis.
O consentimento não deve ser automático para todas as operações. Muitas situações permitem o tratamento com base em execução de contrato, obrigações legais,defesa em processos ou interesse legítimo, desde que respeitados direitos e expectativas do titular. O consentimento tende a ser necessário quando a finalidade não está diretamente relacionada à operação pretendida, como campanhas promocionais ou uso de imagem para divulgação institucional.
O compartilhamento de dados entre imobiliárias, construtoras, instituições financeiras, cartórios, correspondentes e plataformas digitais exige contratos com cláusulas de proteção, confidencialidade, limites de uso, medidas de segurança, regras de comunicação de incidentes e responsabilidades. Também é recomendável definir se cada parte atua como controladora, operadora ou co-controladora, pois isso influencia deveres e riscos.
No plano operacional, documentos não devem circular sem critério por aplicativos de mensagens, e-mails privados ou dispositivos sem proteção. O uso de WhatsApp demanda cuidado com destinatários e informações, com exclusão de dados desnecessários e evitar compartilhamento em grupos não diretamente ligados à operação. O mesmo vale para e-mails corporativos, sistemas de gestão e arquivos físicos, que devem ter controle de acesso, rastreabilidade, backup, autenticação e políticas de retenção.
A gestão de documentos também envolve a cadeia de fornecedores e parceiros. Plataformas digitais, empresas de tecnologia, despachantes, administradoras e consultorias precisam demonstrar maturidade em segurança da informação e conformidade com a LGPD, com procedimentos mínimos de resposta a incidentes. Compartilhar dados sem avaliar o parceiro aumenta riscos jurídicos, financeiros e reputacionais.
A retenção de dados por prazo indeterminado também exige atenção. Cadastros antigos, cópias de documentos e comprovantes devem ser mantidos apenas quando houver justificativa legal ou operacional. Políticas de retenção devem prever prazos contratuais, fiscais, regulatórios e de prescrição, além de descarte seguro quando a proteção não for mais necessária.
Quando um cliente solicita acesso, retificação ou exclusão de dados, a imobiliária precisa de canal adequado, verificação de identidade, análise jurídica e resposta documentada. O direito de exclusão não é absoluto; algumas informações podem ser mantidas para cumprimento de obrigações legais, contratuais ou legítimos interesses. Mesmo assim, a empresa deve justificar a conservação, corrigir dados incorretos e registrar as providências tomadas.
A não conformidade com a LGPD pode acarretar sanções administrativas, multas significativas e ações indenizatórias, além de danos à reputação. O primeiro passo para quem ainda não se adequou é mapear os dados tratados em cada etapa da operação, identificar finalidades e bases legais, revisar contratos, instituir políticas internas, definir prazos de retenção, limitar acessos, adotar medidas de segurança e treinar equipes.
A conformidade exige rotina, treinamento e monitoramento constante. No mercado imobiliário, muitos incidentes decorrem de falhas cotidianas, como envio incorreto de documentos, armazenamento inadequado, uso de dispositivos pessoais e compartilhamento desnecessário, tornando essencial acompanhar a proteção de dados desde o primeiro atendimento até o encerramento da relação contratual.
* Paula Letícia Bronemann Miner é advogada do escritório Ciscato Advogados Associados.
