Com a alta de 22% nos eventos de negócios em São Paulo, empresas precisam incluir infraestrutura, alimentação e logística no orçamento para evitar surpresas financeiras em 2027.
João Ugioni, CEO da Altus Eventos
São Paulo recebeu 1.511 eventos de negócios de grande porte em 2025, registrando uma alta de 22% em relação ao ano anterior. Os dados são do Barômetro Eventos B2B da Ubrafe e da São Paulo Turismo, divulgado pela imprensa em fevereiro de 2026. Com esse crescimento, muitas empresas enfrentam surpresas no orçamento de 2027 ao desconsiderar gastos ocultos além da locação do espaço.
João Ugioni, CEO da Altus Eventos, alerta que o orçamento de eventos corporativos fica incompleto quando considera apenas o aluguel. Segundo ele, equipamentos, operadores, mobiliário e horários adicionais podem mudar a conta depois da assinatura do contrato. A proposta precisa mostrar o que está incluído e quanto custará atender às necessidades da programação, explica o executivo.
- São Paulo bateu recorde com 1.511 eventos de grande porte em 2025.
- O setor de eventos corporativos cresceu 22% no último ano.
- Infraestrutura, alimentação e logística são os principais custos esquecidos.
- 96% dos gestores de viagens relataram aumento nas tarifas aéreas.
- Locação barata pode aumentar o custo final por deslocamento e extras.
O custo que fica fora da proposta
O valor da locação nem sempre cobre toda a estrutura necessária para a realização do evento. A conexão de internet, por exemplo, pode exigir reforço para atender aos participantes e permitir transmissões ao vivo. Além disso, os equipamentos de som e projeção podem demandar operadores especializados. Restrições nos horários de carga e descarga também podem prolongar o trabalho das equipes de montagem e gerar cobranças adicionais.
Alimentação e localização também interferem no resultado financeiro. Reposição de bebidas, extensão do atendimento e convidados excedentes precisam ter condições definidas em contrato. Um endereço distante dos participantes pode exigir transporte e hospedagem, reduzindo a economia obtida no aluguel.
A pressão sobre os deslocamentos ficou evidente em uma pesquisa interna da Alagev, divulgada pela Panrotas em 2 de abril de 2026. Entre 52 gestores de viagens associados consultados, 96% relataram perceber aumento nas tarifas aéreas. Embora o estudo seja restrito a esse grupo, o resultado chama atenção para uma despesa relevante quando o encontro reúne pessoas de diferentes cidades.
Um local precisa ser avaliado também pelo percurso dos convidados e pela operação dos fornecedores. A economia no espaço pode ser consumida por deslocamentos ou adaptações que não foram considerados na primeira cotação, observa Ugioni.
Cinco cuidados ao contratar espaços para eventos corporativos
Para empresas que elaboram os orçamentos e negociam fornecedores para 2027, Ugioni reúne cinco verificações essenciais antes de fechar negócio.
- Compare propostas com o mesmo escopo: Solicite valores discriminados de locação, mobiliário, equipamentos, limpeza, segurança e profissionais. Confira quantidades e períodos de utilização. A comparação deve considerar a mesma programação e o mesmo número de participantes.
- Avalie a infraestrutura durante a visita técnica: Verifique capacidade elétrica, acústica, climatização, acessibilidade e internet conforme as atividades previstas. Confirme se haverá suporte para som, projeção e transmissão, além de alternativas para eventuais falhas.
- Inclua montagem e desmontagem na negociação: Registre os períodos de carga e descarga, preparação, testes e retirada de materiais. Confira restrições de acesso e cobranças por horas excedentes. O tempo contratado deve comportar toda a operação.
- Dimensione alimentação e deslocamento: Detalhe duração do atendimento, reposição, bebidas e restrições alimentares. Defina prazos para alterar a quantidade de convidados e preços por excedentes. Some transporte, estacionamento e eventual hospedagem antes de escolher o endereço.
- Formalize mudanças e responsabilidades: Estabeleça condições de reajuste, cancelamento e contratação de serviços extras. Determine quem poderá autorizar gastos durante a execução e preveja uma reserva compatível com os riscos identificados.
Além do desembolso, problemas operacionais podem comprometer o objetivo do encontro. Uma apresentação interrompida ou uma recepção com filas consome o tempo reservado ao conteúdo e às conversas de negócios. O planejamento precisa proteger tanto o orçamento quanto aquilo que a empresa pretende realizar com o evento, afirma Ugioni.
Perfil do especialista
João Ugioni é empresário, fundador e CEO da Altus Eventos, empresa especializada na concepção, produção e execução de eventos corporativos de alto padrão voltados ao empreendedorismo, educação e desenvolvimento de negócios. Com sólida experiência em gestão, estratégia comercial e marketing, construiu sua trajetória liderando projetos para alguns dos principais empresários e mentores do Brasil. Ao longo dos anos, esteve à frente da realização de eventos que reuniram milhares de participantes, consolidando-se como uma das referências na criação de experiências presenciais capazes de fortalecer marcas e impulsionar resultados.
