Estudos apontam que 90% das corporações desconhecem o gasto real com impressoras, o que representa um risco financeiro e de segurança de dados. A solução está na monitorização automatizada.
Mauro Rodrigues, Head da Selbetti Print Solutions (Ajustada por IA)
O maior ponto cego do orçamento corporativo pode estar no parque de impressão. Enquanto os gestores cortam gastos com folha de pagamento e softwares, a impressão continua sendo uma despesa invisível e não auditada.
Para muitas empresas, a impressão é vista como um item residual, apenas papel e toner. No entanto, a Quocirca revelou em seu estudo MPS Landscape 2025, com 400 organizações nos EUA e Europa, que custo e segurança são os maiores desafios nessa área. O Gartner confirma o cenário: 90% das empresas não sabem quantas impressoras possuem nem quanto gastam por mês.
Por que a falta de visibilidade é tão perigosa
- O custo da máquina é apenas 5% do total; o resto é manutenção e energia.
- 50% dos chamados de TI são para resolver problemas de impressão.
- 56% dos empresas sofreram perda de dados por falta de controle.
- Suprimentos comprados sem planejamento podem custar 30% a mais.
- Monitoramento automatizado pode reduzir gastos em até 30%.
O custo real do desperdício
A cegueira operacional agrava-se porque o preço da impressora representa somente 5% do Custo Total de Propriedade (TCO). Os outros 95% cobrem consumíveis, reparos, energia e, principalmente, o tempo desperdiçado pela equipe de TI. Segundo o Gartner, quase metade dos chamados de suporte é causado por falhas de impressoras.
Isso desvia analistas de tarefas importantes, como segurança e inovação, para resolver atolamentos de papel e conflitos de drivers. Além disso, há o desperdício direto: documentos deixados na bandeja, impressões duplicadas por erro e uso desnecessário de cores, que pode aumentar o custo por página em até dez vezes.
Riscos de segurança e a força da padronização
A ausência de controle gera consequências graves. A Quocirca aponta que 56% das organizações pesquisadas sofreram alguma perda de dados relacionada à impressão no último ano. Documentos confidenciais deixados em bandejas ou equipamentos sem autenticação na rede criam brechas de segurança que muitas empresas ignoram.
Empresas com fornecedores diversos e equipamentos diferentes têm custos maiores com violações de segurança do que aquelas com frotas padronizadas. A falta de unição dificulta a instalação de atualizações de segurança (firmwares) e o controle de acesso, fazendo da impressão um ponto fraco na defesa da informação corporativa.
Como a tecnologia resolve o problema
A boa notícia é que a solução não exige investimentos gigantes, mas sim visibilidade. Empresas que usam sistemas de bilhetagem e monitoramento automático, com relatórios por usuário e departamento, conseguem reduzir gastos com papel e toner em até 30%. Isso permite identificar onde o dinheiro vaza e consome mais.
Essa tendência está ligada aos Serviços Gerenciados de Impressão (MPS). A pesquisa da Quocirca mostrou que 89% dos líderes de TI consideram esses serviços essenciais para a transformação digital. Quase 60% acreditam que a impressão continuará vital nos próximos anos, mas de forma mais inteligente.
A necessidade de governança inteligente
A gestão dos equipamentos de impressão tornou-se uma decisão estratégica que impacta finanças, produtividade da TI e segurança. Sem medir o uso, é impossível corrigir os problemas. O objetivo é operar com previsibilidade, utilizando dados para tomar decisões e não mais intuição.
A Selbetti Print Solutions, parte do ecossistema Selbetti Tecnologia, atua nesse segmento, oferecendo soluções de outsourcing e monitoramento. A empresa, fundada em 1977, é uma das maiores de tecnologia no Brasil, com foco na integração de automação, IA e eficiência operacional para diversos setores.
