A reforma tributária no Brasil está obrigando as empresas a se adaptarem a novas regras para emitir notas fiscais. A partir de 2026, os documentos fiscais passaram a ter campos específicos para dois novos impostos: a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS). Se a empresa não preencher esses campos corretamente, a nota pode ser rejeitada, impedindo a venda de produtos ou a prestação de serviços. A reforma expõe a fragilidade de muitas empresas que ainda usam processos manuais, mostrando que o problema não é só de impostos, mas de como elas organizam seus documentos.
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Desde janeiro de 2026, toda empresa no Brasil passou a lidar com dois novos impostos: a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS). A alíquota é baixa, 0,9% para a CBS e 0,1% para o IBS, e quem cumprir as regras não precisa pagar. Mas a mudança já está no dia a dia de quem emite nota fiscal.
- A partir de 2026, as notas fiscais precisam de campos especiais para os novos impostos.
- Se a empresa não preencher esses campos, a nota pode ser rejeitada, paralisando as vendas.
- Até 2033, os dois sistemas de impostos vão funcionar ao mesmo tempo, o que dobra o trabalho.
- O novo sistema de pagamento, chamado Split Payment, retira o imposto na hora, sem chance de corrigir depois.
- Empresas que usam processos manuais correm mais risco de ter problemas e multas.
Os documentos fiscais eletrônicos agora exigem códigos de situação tributária, classificação de cada item e destaque dos novos impostos. Quem não atualizou o sistema está operando com campos em branco ou errados. A Receita Federal adiou a rejeição automática das notas, mas o governo do Espírito Santo avisou que isso é só um adiamento, não um cancelamento. Empresas que não se adaptarem vão enfrentar problemas quando a validação for obrigatória.
O que começou como um teste já está servindo como um exame para a capacidade das empresas de lidar com documentos.
O que a reforma exige não é só fiscal, é documental
A discussão sobre a reforma tributária focou nas alíquotas e na carga de impostos. Mas o impacto mais imediato em 2026 não é financeiro, é operacional. A Lei Complementar nº 214, de janeiro de 2025, criou a base legal para a transição. Os regulamentos vieram em abril e maio de 2026, com o Decreto nº 12.955 para a CBS e a Resolução CGIBS nº 6 para o IBS. A partir de 1º de agosto de 2026, erros nos documentos fiscais podem gerar multas.
Na prática, isso significa que uma empresa que não consegue preencher corretamente os novos campos em notas fiscais pode ter a nota rejeitada. Nota rejeitada significa mercadoria que não sai, serviço que não é faturado, operação que não se completa. A reforma não só muda a tributação, ela exige que a empresa produza documentos fiscais corretos para continuar funcionando.
Segundo pesquisa da V360 com 355 profissionais de médias e grandes empresas, menos da metade faz uma checagem completa das notas fiscais. O restante usa verificações parciais ou manuais. Embora 61% das empresas consigam capturar notas fiscais de forma automatizada, apenas 49% conseguem registrá-las no sistema sem ajuda humana. Em um ambiente onde 63% dessas empresas processam mais de 10 mil notas fiscais por mês, essa diferença entre capturar e registrar gera milhares de oportunidades de erro a cada ciclo.
O problema que a reforma não criou, mas tornou impossível de ignorar
Um dado importante ajuda a entender o tamanho do desafio: segundo o Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação, 95% das empresas brasileiras ainda cometem erros no cálculo de impostos. Esse número se refere ao sistema atual, que existe há décadas. Com dois sistemas tributários funcionando ao mesmo tempo, exigindo estruturas paralelas, esses erros se transformam em um risco muito maior.
Empresas que tratam a gestão de documentos fiscais como uma atividade simples, dependente de conferências manuais, estão descobrindo que essa fragilidade tem consequências que vão além da multa. Em um seminário em São Paulo, em abril de 2026, com cerca de 100 executivos, especialistas apontaram que o desafio da reforma deixou de ser regulatório e passou a ser operacional. As perguntas mais frequentes foram sobre como lidar com situações comuns, como cancelamentos, devoluções e reembolsos, dentro do novo modelo. A preocupação principal não era com a alíquota, mas com a compatibilidade entre a rigidez do sistema e a dinâmica real dos negócios.
A situação é ainda mais difícil para setores que ainda não usam plenamente documentos fiscais eletrônicos, como planos de saúde, seguradoras e empresas de locação. Para essas organizações, a reforma não é apenas uma adaptação, mas uma mudança na forma como produzem, transmitem e armazenam informações fiscais.
A transição de oito anos e o peso da dupla estrutura
Talvez o aspecto menos discutido da reforma seja o período de transição. Até 2033, os impostos atuais vão coexistir com o IBS e a CBS. Isso significa que as empresas precisarão manter duas estruturas contábeis e fiscais ao mesmo tempo, produzindo documentos que atendam aos dois regimes. A EFD-Contribuições, por exemplo, continuará sendo exigida mesmo depois do fim do PIS e da Cofins, em 2026, conforme a Nota Técnica nº 11/2026 da Receita Federal, para controle e fiscalização de fatos geradores anteriores e gestão de saldos.
Essa duplicidade representa uma pressão direta sobre a infraestrutura documental das empresas. O volume de documentos fiscais a ser produzido, armazenado e gerenciado vai crescer muito durante a transição. Empresas que já têm dificuldades com a gestão documental no sistema atual vão ter que absorver uma complexidade muito maior.
O mecanismo de Split Payment adiciona outra exigência. Ao prever a retenção automática do imposto no momento do pagamento, ele elimina o modelo tradicional e exige que a informação fiscal esteja correta na hora da transação, sem chance de correção depois. Para empresas que ainda dependem de processos manuais para validar notas fiscais, isso pode comprometer o fluxo de caixa: o imposto retido sobre um documento com erro gera retrabalho, pedido de restituição e, no intervalo, falta de dinheiro.
Automação e governança como condições de continuidade
Diante desse cenário, automatizar a gestão documental deixa de ser uma questão de eficiência e se torna uma condição para a empresa continuar operando. Empresas que conseguem automatizar a captura, a classificação, a validação e o armazenamento de documentos fiscais, integrando esses processos aos sistemas contábeis, ganham não só produtividade, mas também resiliência. A capacidade de absorver mudanças regulatórias sem paralisar a operação depende diretamente da maturidade documental da empresa.
Governança documental, nesse contexto, significa conseguir rastrear todo o ciclo de vida de cada documento fiscal, manter os leiautes atualizados conforme as notas técnicas dos reguladores e integrar tudo com múltiplos sistemas internos e externos. Sem essa camada, a empresa fica exposta não apenas a multas, mas à impossibilidade de operar. A própria regulamentação reconhece a complexidade: o mecanismo de autorregularização previsto na Lei Complementar nº 214 concede 60 dias para corrigir irregularidades após intimação. Mas contar com esse prazo como estratégia é o oposto de governança, é gestão de crise permanente.
A reforma tributária brasileira está fazendo algo que décadas de debates sobre modernização administrativa não conseguiram: forçar as empresas a enfrentar a verdadeira condição da sua infraestrutura documental. As empresas que avançaram na digitalização e automação estão absorvendo a transição com ajustes menores. As que mantiveram estruturas manuais e fragmentadas estão diante de um risco que vai além do fiscal. No fundo, o que a reforma mostrou é que o problema de muitas empresas nunca foi tributário, foi documental. E o prazo para resolver isso já está correndo.
